プロジェクトマネジメントとは？必要なスキルや代表的な手法を解説

企業が新規サイトや新規サービスを立ち上げる際、プロジェクトマネジメントを担当するプロジェクトマネージャーの存在が重要となります。
プロジェクトマネジメントが適切に進めば新規ローンチは成功しやすく、一方で不適切なプロジェクトマネジメントを行うと、新規ローンチが失敗に終わるケースも珍しくありません。

本記事ではプロジェクトマネジメントとはそもそもどんな仕事内容なのか、また求められるスキルや代表的な手法についても、詳しく解説しています。
「会社から初めてプロジェクトマネジメントを任された」というような方は、ぜひ参考にしてください。

プロジェクトマネジメントはプロジェクトの計画や管理を行うこと

プロジェクトマネジメントという言葉を分解すると、「プロジェクト」と「マネジメント」という2つの単語から構成されることが分かります。
プロジェクトとは文字通りプロジェクトのこと、そしてマネジメントとは管理するという意味です。

したがってプロジェクトマネジメントは、進行しているプロジェクト全体を管理するという意味になります。
要は進行しているプロジェクトの最高責任者ということです。

プロジェクトマネジメントの仕事内容

一口にプロジェクトマネジメントと言っても、仕事の内容は多岐にわたります。
具体的にプロジェクトマネージャーになった場合には、以下のように幅広い仕事をこなさなければなりません。

またプロジェクトチームによっては、マネージャーがメンバーの一員となって、現場レベルの仕事を担うこともあります。
かなり責任の重い仕事であるため、プロジェクトマネージャーを任されるのは中堅以上の社員であることが一般的です。

しかしベンチャー企業など、少数精鋭の会社の場合には、入社して間もない若手社員がプロジェクトマネージャーを担当することもあります。
プロジェクトマネージャーを任されるには、担当するプロジェクトに関する理解だけではなく、会社全体で目指す方向性や他部署の状況、業界の状況や方向性についてもしっかりと把握しておかなければなりません。

プロジェクトマネジメントは一定期間限定の仕事

プロジェクトマネジメントの仕事は、新規プロジェクトの立ち上げが決まった時からスタートします。しかし永続的に続くわけではありません。

無事に新規プロジェクトが完了した時点でチームは解散するため、プロジェクトマネージャーとしての仕事も終わります。
具体的な期間は、会社やプロジェクト内容によりけりです。
短ければ数週間程度、長ければ数年や数十年に渡ることもあります。

プロジェクトマネージャーは大きな管理責任を持つことは間違いないものの、幹部クラスの社員ほどではないということは理解しておくと良いでしょう。

なぜプロジェクトマネジメントが必要なのか

プロジェクトを進行する際にプロジェクトマネジメントが重要視されるのには、主に以下のような理由があります。

それぞれの理由について、詳しくチェックしてみましょう。

ゴール地点を明確にするため

プロジェクトマネジメントでは、まずプロジェクトのゴールを決めます。プロジェクトのゴールとは具体的に、「いつまでに何をどうするのか」を決めるということです。

ゴールを明確化しておくことで、プロジェクトメンバーがその時々で何をすべきか、把握して実行しやすくなります。
逆にプロジェクトマネジメントを行わないと、ゴールも不明確となるため、各メンバーが何をすべきなのかこんがらがってしまうでしょう。

滞りなく進行するため

プロジェクトマネジメントを行うことで、マネージャーは全体としてどの程度の進捗度なのか、また個々のメンバーがどの程度の進捗度なのかを把握できます。
そして状況に応じて人的リソースを再分配するなどして対策を打つことで、プロジェクトを滞りなくスムーズに進めることが可能です。

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利益を出すため

どの会社においても、プロジェクトマネージャーに任されるのは、そのプロジェクトを通じて利益を出すことです。
基本的には一定の範囲で予算が与えられるので、その予算の範囲内でプロジェクトを完了させることが求められます。

仮にプロジェクトマネジメントを行わない場合には、そもそもどの程度の予算が与えられているのかも把握できません。
すると湯水のようにどんどん資金を投入し、プロジェクト自体は完了しても、大赤字になってしまう可能性もあります。

利益を出すという会社としての最大の目標を達成するためには、プロジェクトマネジメントを通じて予算の上限を把握しておくことが重要です。
マネージャーはもちろん、個々のメンバーに対しても予算に対する意識を高めることが求められます。

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管理職育成のため（社員のスキルアップのため）

プロジェクトマネジメントは、将来の幹部を育成するという目的もあります。
いきなり部署全体や会社全体の管理責任を任せるのは、なかなか現実的ではありません。
したがってまずは小さなチームでの管理監督経験を積んで、やがて管理職となるというロードマップが一般的です。

要はプロジェクトマネジメントの経験は、やがて会社全体のマネジメントにもつながってくるということです。
マネジメントに関してどれだけ理論を学んでも、結局実践を積むことでしか知識やスキルは得られません。
OFF-JTよりもOJTの方が重要視されるのと同じことです。

そのため将来的に管理職を任されることが期待される人材は、遅かれ早かれプロジェクトマネジメントを任される可能性があります。

責任の所在を明確にするため

プロジェクトマネジメントは、責任の所在を明確にする点でも重要です。
これは、何かトラブルや事故が起きた際に犯人探しをするためという意味ではありません。

万が一何かトラブルや事故が起きた際に、スムーズに解決するためには、いつ、誰が、どんな仕事をしたのか、明確にしておく必要があります。

仮にプロジェクトマネジメントを行わない場合には、そもそもトラブルや事故の原因になった仕事を、誰が担当しているのかも分かりません。
しかし各メンバーに明確な仕事分担を行い、いつ仕事を行ったのか記録を取っておけば、担当者特定という工数を省略して、すぐに解決策を講じられるようになります。

プロジェクトを進める上で、トラブルや事故はつきものです。
起こるのは仕方ないので、いかに早く対処できるかが重要となります。
トラブルや事故が起きても、すぐに対処できれば、スケジュールが後ろ倒しになるといった大きな事故に発展する心配はありません。

プロジェクトマネジメントと似ている言葉との違い

プロジェクトマネジメントには、いくつか似ている言葉があります。
言葉が違うと当然意味や概念も異なるので、しっかりと違いを理解しておくことが重要です。

具体的には、以下のような言葉があります。

それぞれの言葉の定義やプロジェクトマネジメントとの違いについて、詳しくチェックしてみましょう。

プロダクトマネジメントとの違い

プロダクトマネジメントは、1つの製品を管理することです。
プロジェクトマネジメントと比べると、マネジメントの対象が小さくなります。
そのため入社したばかりの若手社員でも、プロダクトマネジメントを任されることは珍しくありません。

またプロダクトマネジメントは、期間限定の仕事ではないという点もプロジェクトマネジメントとの大きな違いです。
企業がそのプロダクトを扱い続ける限り、製品価値を向上させたり、利益を最大化したりするための対策を行います。

プロダクトマネジメントの担当者は、部署異動などに伴って頻繁に変わることもあります。

タスクマネジメントとの違い

タスクマネジメントの対象になる「タスク」とは、一つひとつの細かい仕事を指します。例えば「データ入力をする」「資料を作成する」なども、立派なタスクの1つです。

タスクマネジメントはチーム全体ではなく、個々人が自分自身の仕事の進捗状況を把握する際に行います。「タスクの進捗度くらいは自分でも分かっている」という場合でも、タスクマネジメントを疎かにしてはいけません。

結局プロダクトの完成やプロジェクトの進行は、小さなタスクが集積することで成立します。
どんな大きな成果を残すためにも、小さなタスクを積み上げるしか方法がないのです。

なお、タスクマネジメントは経歴の有無にかかわらず、すべての社員に求められます。
入社したばかりの若手社員でも、まずはタスクマネジメントを通じてマネジメントスキルを高めることが重要です。

ワークマネジメントとの違い

ワークマネジメントは個人レベルではなく、チームレベルで行うマネジメントです。チームの目標を達成するために、主にチームリーダーがワークマネジメントを行います。

1つのプロジェクトを進めるためにも、業務内容に応じていくつかのチームに分類されます。
そのためワークマネジメントは、タスクマネジメントよりも大きな規模、プロジェクトマネジメントよりも小さな規模で行うというイメージを持っておくと分かりやすいでしょう。

適切にワークマネジメントを行うことは、円滑なプロジェクトの進行やトラブル時の早期対応のために非常に重要です。

プロジェクトマネジメントを行うときに気を付けること

プロジェクトマネージャーが実際にプロジェクトマネジメントを進める際に、気を付けておくべき注意点を解説します。

目的やゴールを明確にする

プロジェクトマネジメントで最も重要なのは、目的やゴールの明確化です。
目的やゴールが不明確なままプロジェクトを進めても、効率が悪くなります。
またメンバーとしても、ゴール達成のために何をする必要があるのか判断できません。

最悪の場合には、定義した要件とは全く異なる方向で進んでしまい、数か月経過した後にすべてやり直しになるという危険性もあります。

まずは時間をかけてでも、明確な目的やゴールを設定した上で、全メンバーで周知徹底しておくべきです。

目的を達成するためのスケジュールを考える

目的が確定したら、その目的を達成するためのスケジュールを考えます。
まずは最終的な締め切りを設定しましょう。

その後は目的に向けたステップを細分化して、ステップごとに細かく締め切りを決めて、大まかなスケジュールを確定させることが大切です。
スケジュールが決まっていれば、チームのメンバーも自分のタスクをいつまでに終わらせる必要があるのか、計画を立てられるようになります。

またスケジュールは一度決めたらそのまま走るのではなく、タイミングを見ながら修正することが重要です。
思うように進行していない場合にはスケジュールを後ろ倒しにする、逆に良いペースで進んでいるならば、当初よりもスケジュールを前倒しにするといったように、状況に応じて柔軟に判断しましょう。

こまめに情報共有をする

円滑なプロジェクトマネジメントには、リーダーが個々のメンバーと密にコミュニケーションを取り、進捗度や現状について情報を共有することも欠かせません。
綿密に情報共有をしておけば、リーダーもリアルタイムで進捗状況を把握できます。

こまめな情報共有を行うためには、日ごろからコミュニケーションを取って、メンバークラスの社員がいつでも相談しやすい雰囲気を作っておくことが重要です。
多忙を極めてなかなか話す機会を作れないという場合でも、チャットツールを活用するなどして、どんな形でも情報を共有できる体制を整えておきましょう。

情報共有が疎かになると、トラブル発生時の対応が遅れるなど、将来的に大きな損失を生み出す可能性もあります。

メンバーの役割分担を明確にする

プロジェクトマネージャーは、明確に役割分担を決めることも重要です。
まずはプロジェクトの進行のために必要なタスクを洗い出しましょう。この際、絶対に不足がないように気を付けてください。

必要なタスクが漏れたままプロジェクトを進めると、どこかで必ずトラブルが生じてしまいます。
もちろん無駄な面もありますが、不足があるくらいなら、重複している方がマシです。

そして必要なタスクを全て列挙したら、個々のメンバーにそれぞれ役割を当てましょう。
この際、メンバーの志向やスキルセット、将来のキャリアビジョンなどを踏まえて、総合的に最適な役割を分担させることが重要です。

適性のないタスクを任せてしまうと、プロジェクトの進行が遅くなってしまいます。
可能ならばプロジェクト開始前に時間を取った上で、各メンバーと面談する機会を設けておくのも良いでしょう。

プロジェクトリスクを把握して対策する

プロジェクトは必ずしも思った通りに進むとは限りません。
むしろ予定していなかった外部環境の変化などによって、突然プロジェクトの方向性を転換せざるを得なかったり、プロジェクトそのものを終わらせなければならなくなったりすることもあります。

例えば2020年に突如として新型コロナウィルスが大流行したことで、プロジェクトが足止めになった企業も少なくありません。

プロジェクトマネジメントを行う際は、プロジェクトの進行に重大な影響をおよぼす様々なリスク要因についても把握しておく必要があります。
また考えられるリスクが顕在化した際に、どう対処すべきかも考えておきましょう。

リスクに対する感度を高めておけば、万が一リスクの兆候が見られた際にすぐに気づき、早い段階で適切な対策を打てるようになります。
逆にリスク感度が低い場合、順調に進んでいたプロジェクトも、ちょっとしたリスクの顕在化によって大幅に遅れてしまう可能性もあります。

プロジェクトマネジメントに必要なスキル

プロジェクトマネジメントを行うには、以下のようなスキルが必要です。

非常に数は多くありますが、スキルを多く身に着けているほど、円滑なプロジェクトマネジメントができます。
それぞれ具体的にどんなスキルなのか、詳しくチェックしてみましょう。

コミュニケーション能力

プロジェクトを進める上で、メンバーとのコミュニケーションは必須です。
しっかりとコミュニケーションを取って進捗度やぶつかっている課題を把握することで、適切な対策を施せるようになります。

また他部署やベンダーなど、チーム外部とのコミュニケーションが必要になる場合もあります。
どんな大きなプロジェクトも、結局人間と人間がやりとりをする中で進んでいくので、コミュニケーション能力の欠如がビジネスの大きな失敗要因になることも珍しくありません。

プロジェクトの進行有無に関わらず、日ごろから多くの社員とコミュニケーションを取って良好な人間関係を築いておきましょう。

リーダーシップ

プロジェクトマネージャーは、リーダーとしてプロジェクトに関わります。
そのため先頭に立って物事を進めるリーダーシップも欠かせません。

時にはメンバー同士で考え方が衝突してしまうこともあるでしょう。
その場合にはしっかりと仲裁役となり、さらに話し合いを経て衝突したメンバーが同じ方向性を向けるように働きかけることも重要です。

なお一口に「リーダーシップ」と言っても、強権的に引っ張るタイプも、対話を重視するタイプもあります。
どちらが優れているということはありません。スケジュール感やメンバーの性格に応じて、適切なリーダーを演じるようにしましょう。

メンバーシップ

プロジェクトマネージャーはリーダーである一方、チームの一員としてのメンバーシップも求められます。
特に締め切りが迫っているプロジェクトの場合、リーダーもチームの一員としてタスクをこなさなければならないケースも多いためです。

またメンバーシップを持っておくことで、現場レベルの社員がそれぞれどんな考えを持ち、どんなことに悩んでいるのかもイメージしやすくなります。
相手のことをしっかりと理解しているということも、コミュニケーションを取るためには重要です。

分析力

プロジェクトマネジメントでは、何かトラブルや問題が起きた際には、冷静かつ迅速にどんな原因があるのかを分析する必要があります。
きちんと原因分析ができなければ、適切な対策を講じられません。

またプロジェクトがうまく進行している時にも、なぜ順調なのかを分析することで、よりプロジェクトの進行スピードを速くすることもできます。

分析力はすぐに身につくものではないので、日ごろからどんな出来事に対しても「なぜ」という意識を持っておくことが大切です。

管理能力

プロジェクトマネジメントでは、様々な管理が求められます。
具体的には以下のような事象について、常に管理しなければなりません。

どの事象についても、管理が疎かになればプロジェクトの進行に大きな支障をもたらす可能性があります。

問題解決能力

問題解決能力もプロジェクトマネジメントでは必要です。問題解決能力とは、単にトラブルを解決させるという意味にとどまりません。

必要なタスクやルーティンワークをどうすれば今よりも効率化できるか考え、実行することも問題解決能力に含まれます。
円滑にプロジェクトを進めていくためには、「効率化する」という視点は欠かせません。

したがってプロジェクトに関わるすべてのメンバーが、業務効率化のために問題解決能力を身に着けておく必要があります。
仕事の効率化という問題を解決するための最善の手法が、自動化できる仕組みを作ることです。

人間の作業を減らせば、その分だけヒューマンエラーが生じて、プロジェクトの進行が遅れるリスクもなくすことができます。

育成スキル

プロジェクトマネージャーは単にプロジェクトを成功させるだけではなく、プロジェクトに関わるメンバーを育成することも重要です。
そのため、各メンバーのスキルに応じて適切なタスクを割り振り、成長の機会を与えることを考える必要があります。

プロジェクトが終わっても、各メンバーはその後次の仕事やプロジェクトに取り掛かります。次の機会でもしっかりと戦力として活躍できるように、環境を整備することも心がけましょう。

育成スキルとは、何でもかんでも指示したり教えたりすることではありません。
むしろあまりアドバイスはしすぎず、メンバーが自分自身で考えて解決するように導くことが、メンバー育成のための最適な手法になります。

プロジェクトマネジメントの手法

プロジェクトマネジメントを行う手法は様々あります。
具体的な手法の種類と、それぞれの機能や特徴について詳しくチェックしてみましょう。

カレンダー

カレンダーはスケジュールを把握するために重要です。
プロジェクト進行中は予定の変更も多くあるため、紙ベースではなくGoogleカレンダーなどクラウドカレンダーサービスを使うようにしましょう。

クラウドカレンダーを使うことで、修正や変更があった際も、見逃す心配がなくなります。
またメンバー同士で誰が何をしているのか把握しやすくなるのもメリットです。

ガントチャート

ガントチャートとはプロジェクト全体を小さなタスクに分割して、進捗状況を可視化する手法です。
進捗状況がグラフで示されるため、感覚ではなく客観的にどれだけプロジェクトが進んでいるのかを把握できます。

プロジェクトマネージャーとしてもヒューマンリソースを最適に配分するために、進捗状況を把握しておくことは大切です。
ガントチャートは初心者でも使いやすく、多くのプロジェクトの現場で活用されています。

タイムライン

タイムラインはプロジェクト全体について、詳細に示したスケジュールです。
ガントチャートと同様に、プロジェクトがどの程度進んでいるのかを可視化しやすくなります。

進捗度と締め切りを一目で見られるので、プロジェクトの進行が順調なのか、それとも遅れているのか分かりやすいのが特徴です。

マインドマップ

マインドマップはプロジェクトを立ち上げる前の初期段階で有効です。
マップの真ん中にプロジェクト達成となる事象（Webサイトローンチ等）を記載した上で、線を引きながら必要なタスクを洗い出していきます。

最近はマインドマップの有効性が認められていることもあり、EdrawMindソフトウェアなど便利なマインドマップツールも多く誕生しました。
マインドマップはプロジェクトマネジメントに限らず、他の仕事や日常の生活においても役立つので、ビジネスマンとして使いこなせるようになっておきましょう。

PERT

PERTはProgram Evaluation and Review Techniqueの頭文字を取った言葉です。
直訳すると「工程の見積もりと評価の手法」という意味になります。
PERTでは、プロジェクトの工程管理に際して各タスクの一連の流れを図示します。

そして各工程の所要時間を見積もり、一連のフローにどの程度の時間がかかるのかを把握するための手法です。
PERTによって特に重要な（時間のかかる）工程も見えてくるので、どこにリソースを割くべきかも判断しやすくなります。

PERTによって経験や勘に頼るのではなく、客観的な視点から必要な工程や所要時間を把握できるのがメリットです。

CCPM

CCPMはCritical Chain Project Managementの頭文字を取った言葉です。
CCPMはプロジェクトの進行に余裕を持たせるために、スケジュールや予算を最低限達成可能なラインで設定します。

例えばプロジェクト期間が100日間あり、その中で5つのタスク（同時進行不可）をこなすとしましょう。
これを20日間ずつに区切るのではなく、例えば18日間ずつに区切って、トータル90日間でのプロジェクト完了を目指すのがCCPMです。

CCPMによって生まれた10日間のバッファは、不測の事態が発生した際に利用できます。
何も起こらなければ、10日間の余裕を持ったまま完了するので、デメリットはありません。
むしろ最後にしっかりと見直す時間を取れるので、より品質を高めることもできるでしょう。

WBS

WBSはWork Breakdown Structureの略語です。
WBSではプロジェクト進行に必要なタスクを、それ以上細分化できない状態まで詳細に定義して構造化します。

WBSを活用することで、プロジェクト進行に必要なすべてのタスクや業務を洗いざらい整理できるのがメリットです。
工程を細分化することで、メンバー一人ひとりがどの工程を担当するのか、分かりやすくなります。

また優先度や緊急度を比較しやすくなるのもメリットです。
特に経験の浅いメンバーがプロジェクトチームに多く含まれている場合には、WBSによって工程を細分化し、仕事に取り組みやすい環境を整えておく必要があります。

まとめ

プロジェクトマネジメントは、新たに立ち上がったプロジェクトを成功させるために必要なスキルです。
プロジェクトマネジメントを適切に行わないと、プロジェクトはなかなか進行しません。
逆に適切なプロジェクトマネジメントを行うことで、プロジェクトは順調に運び、成功する確率も高くなるでしょう。

特に中堅クラスの社員の場合には、プロジェクトマネージャーを任されることも珍しくありません。
いきなりプロジェクトマネージャーを任されても困らないように、日ごろから求められるスキルを習得しておきましょう。
特に以下のようなスキルは、プロジェクトマネジメントにおいて非常に重要です。

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